Fontosnak tartjuk annak előrebocsájtását, hogy az alábbi „forgatókönyv” nem kötelező formula hanem csak minta, segédanyag.
Az elmúlt évek közgyűléseinek egyik tapasztalata, hogy ezen a téren is érvényül az a mondás, hogy „ahány ház annyi szokás”. Természetesen a sokszínűség sohasem káros, az egyesületi önállóság pedig kikezdhetetlen alapelv.
Ugyanakkor a közgyűlések tartalmi és formai követelményeire az Egyesületi törvény rendelkezései és természetesen a helyi Alapszabály rendelkezései is vonatkoznak. Egyes előírások be nem tartása vagy megszegése akár a közgyűlés jogszerűségét is kétségbe vonhatja. A jogszerűtlen közgyűlési határozat viszont semmisnek minősül! Az ilyen döntéseknek esetleg súlyos anyagi és egyéb vonzata is lehet.
Vastagított betűformával jelöltük azokat a kötelező eljárási cselekményeket amelyeket minden esetben be kell tartani.
KÖZGYŰLÉSI FORGATÓKÖNYV
Levezető elnök (továbbiakban: LE.) köszönti a megjelenteket és ezen belül név szerint a „protokolláris” meghívottakat. < Elfogadott formula lehet az „elnöki asztalnál” helyet foglalók név szerinti bemutatása is.
A Levezető elnök az egyesület elnöke, de ezt a feladatát más személyre (alelnök, titkár stb.) átruházhatja. A választási szabályzatok a tisztújító közgyűlések esetén írják elő a Levezető Elnök külön történő megválasztást, tekintettel arra, hogy a beszámoló elfogadásával a régi mandátumok – így az egyesületi elnök mandátuma is – megszűnik. >
LE. bejelenti, hogy a jelenléti ív hiteles adatai szerint hány szavazati joggal rendelkező egyesületi tag van jelen és ezen létszámnak a szavazati joggal rendelkező tagság létszámához viszonyított arányában bejelenti a határozatképességet vagy a határozatképtelenséget.
(Határozatképtelenség esetén – ennek bejelentését követően azonnal – az elnök a közgyűlést VÁLTOZATLAN NAPIRENDDEL szóbeli kihirdetéssel későbbi időpontra összehívhatja, FELTÉVE ha ennek lehetőségét az eredeti írásbeli meghívó tartalmazta!
LE. személyi javaslatot tesz a közgyűlési jegyzőkönyv vezetésére és két fő jegyzőkönyv hitelesítő (szavazati joggal rendelkező) egyesületi tagra. A személyi javaslatokat megszavaztatja és az eredményt szóban bejelenti. Amennyiben a közgyűlés munkájáról hangfelvétel készül, azt be kell jelenteni és ezt a tényt a jegyzőkönyvben is szükséges rögzíteni.
Gyakori és szép hagyomány, hogy a közgyűlés néma felállással megemlékezik az elmúlt közgyűlés óta elhalálozott tagjairól. Ennek a kegyeleti aktusnak itt van a helye, azaz így akkor kerül rá a sor, amikor a közgyűlés már működőképes [mivel már megválasztotta eseti tisztségviselőit] de még nem kezdte el érdemi munkáját.
LE. részletes javaslatot tesz a közgyűlés napirendjére
LE. az elfogadott napirendi bejelentésekor közölje azt is, hogy az egyes napirendeket milyen formában bocsájtja vitára.
LE. az elfogadott napirendek szerint vezeti a közgyűlés munkáját.
– Felkéri az egyes napirendek előadóit, majd megköszöni a beterjesztést.
– A napirendi viták esetén meghatározza a hozzászólók sorrendjét.
– A vita lezárása előtt válasz/viszontválasz illetve véleménynyilvánítás céljából ismételten szót ad az egyes
napirendek előadóinak. Illetve megkérdezi tőlük, hogy ebből a célból kérnek-e szót.
– Megszavaztatja az egyes napirendi pontokban előterjesztett beszámolók elfogadását illetve az egyes beszámolókban szereplő, vagy a vitában elhangzott konkrét javaslatokat.
< Az egyes önálló javaslatok sorsának szavazással történő eldöntése után kell az adott napirend keretében tett előterjesztés elfogadásáról dönteni. Itt két dologra kell figyelni. Egyrészről a már elfogadott egyéni indítvány esetleg módosíthatja a beszámolót, vagy annak valamelyik részét. Ez leggyakrabban a pénzügyi kérdéseknél, pl. a költségvetési előterjesztéseknél fordulhat elő, de nem kizárt bármilyen más előterjesztésnél. Másrészről a beszámolókat egészükben kell megszavaztatni, azaz mind az írásbeli, mind a szóbeli kiegészítésben foglaltakat valamint a vitában a beterjesztő részéről elhangzottakat illetve a vitában elhangzottakra adott válaszát. Nyilvánvaló, hogy az egyes előterjesztések nem mindig tartalmazzák ezt a három {szóbeli+írásbeli+vitában-elhangzottak} elemet.>
< A közgyűlés napirendjének meghatározása az operatív vezető testület (Vezetőség / Elnökség) feladata.
Általános szabályként az leszögezhető, hogy a közgyűlésnek a kettős feladatát kell figyelembe venni a napirendek összeállításánál.
Egyrészről az előző közgyűlés óta eltelt időszak munkájáról, azaz az előző közgyűlésnek hozott határozatainak végrehajtásáról {„éves munka vagy feladattervben foglaltak megvalósításáról}, továbbá az alapszabályban az adott testületnek/bizottságnak meghatározott feladatok, előírások megvalósításáról kell a tagság felé számot adni és az elvégzett munkát taglaló beszámoló megszavaztatásával a tagság utólagos jóváhagyását megkérni. Ebből adódóan az egyesület vezetőségének /elnökségének mint testületnek, a felügyelő/ellenőrző bizottságnak, a fegyelmi/etikai bizottságnak kell tevékenységéről számod adni, azaz beszámolni a tagság előtt. [A további önálló bizottságok pl. ifjúsági, sport, verseny, oktatási stb. vagy reszortosok pl. versenyfelelős, tógazda, stb. szintén beszámolhatnak önállóan, de ezek a „beszámolók” beépíthetők – és ez az általánosabb formula – a vezetőség/elnökség beszámolójába is.]
Másrészről a következő időszak munkájának megtervezéséhez (munkaterv) és ezek végrehajtásához valamint az egyesület alapszabály szerinti működésének biztosításához szükséges gazdasági háttér megteremtéséhez (költségvetés, tagdíj, jegyár,stb.) kell a tagság jóváhagyását megkérni.
Nyilvánvalóan ezeknek a beszámolóknak, beterjesztéseknek az előadói nincsenek meghatározva, ennek eldöntése helyi hatáskörbe tartozik. Fentiek alapján a leggyakoribb séma egy közgyűlési napirendre:
1/A.) Vezetőség/Elnökség beszámolója az elmúlt közgyűlés óta végzett munkáról, az előző évi közgyűlésen hozott határozatok végrehajtásáról.
1/B.) Vezetőség beszámolója a 200.. évi költségvetés végrehajtásáról.
2.) A Felügyelő Bizottság beszámolója a végzett munkájáról és az így szerzett tapasztalatokról szóló jelentés.
3.) Fegyelmi Bizottság jelentése az egyesület fegyelmi helyzetéről.
4/A.) Együttes vita az 1-3. napirendek felett, válaszadás a vitában elhangzottakra.
4/B.) Felmentvény megadása a felelős számadóknak. (Szavazás az egyes beterjesztések felől.)
5.A.) A 200.. évi munkaterv előterjesztése. (Beterjesztés – vita – szavazás).
5.B.) A 200.. évi költségvetés előterjesztése. (Beterjesztés – vita – szavazás.)
6.) Vegyes ügyek, egymástól elkülönítve . *
LE. bezárja a közgyűlést.
Veszprém, 2008. január 6.
BBHSZ